Recientemente, el BOE ha publicado el reglamento que establece los requisitos que deberán adoptar los sistemas informáticos de los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y ello como parte del proceso de adaptar el tejido empresarial español a las exigencias de la digitalización y mejorar y facilitar las relaciones con las Administraciones Públicas, con mención especial para la AEAT.
Esta regulación no será de aplicación (1) a las operaciones del régimen especial de agricultura, ganadería y pesca, en las cuales el recibo cumple la función de factura, (2) a las operaciones excluidas de la obligación de emitir factura y (3) a las operaciones de los obligados al suministro inmediato de información.
Los obligados tributarios que usen sistemas informáticos de facturación podrán hacer uso de una de estas opciones:
a) Un sistema informático que cumpla con los requisitos establecidos en la Ley General Tributaria y en el Reglamento.
b) La aplicación informática que, a estos efectos, podría desarrollar la Administración Tributaria.
Estos sistemas deberán garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación, debiendo tener capacidad para remitir a la Administración Tributaria todos los registros de facturación generados de forma continuada, segura, correcta y fehaciente.
El sistema empleado deberá detectar y avisar de cualquier modificación de los registros de facturación, hasta el extremo de que cualquier corrección o anulación de datos ya registrados debe realizarse mediante un registro de facturación adicional y posterior, y ello con la finalidad de que los registros estén encadenados, de manera que pueda verificarse su rastro siguiendo una secuencia desde el primero hasta el último, a través de lo que se conoce como “hash” encadenado, es decir, la huella única que genera cada factura y que la conecta con las anteriores.
Asimismo, los sistemas empleados generarán automáticamente un registro de facturación de alta de forma simultánea o inmediatamente anterior a la expedición de cada factura, registro que tendrá la siguiente información:
1.- Número de identificación fiscal y nombre y apellidos, razón o denominación social completa del obligado a expedir la factura.
2.- Número de identificación fiscal, nombre y apellidos, razón o denominación social de la persona o entidad destinataria de las operaciones.
3.- Indicación de si la factura ha sido expedida por la propia persona o entidad que realiza las operaciones, por sus destinatarios o por terceros.
4.- Número y, en su caso, serie de la factura.
5.- Fecha de expedición de la factura y fecha en la que se hayan efectuado las operaciones que se documentan en ella, si se ha recibido pago anticipado o si la fecha de pago es distinta de la de expedición de la factura.
6.- Tipo de factura expedida.
7.- Si la factura es rectificativa, indicación de su tipo, características e identificación de las facturas rectificadas cuando sea preceptivo.
8.- Descripción general de las operaciones.
9.- Importe total de las facturas.
10.- Indicación del régimen aplicado a las operaciones documentadas a efectos del IVA o de otras operaciones con trascendencia tributaria.
11.- Indicación de si el destinatario de la factura es el sujeto pasivo del IVA.
12.- La base imponible de las operaciones, tipo impositivo aplicado, cuota del IVA, tipo de recargo de equivalencia aplicado y cuota del recargo de equivalencia.
13.- Si la operación no se encuentra sujeta al IVA, el importe que le corresponda y la causa de la no sujeción.
14.- El código de identificación del sistema informático utilizado.
15.- Fecha, hora, minuto y segundo en que se genere el registro de facturación de alta.
16.- Características adicionales que permitan conocer las circunstancias de generación del registro de facturación de alta.
17.- En el caso de que la factura se haya expedido en una divisa distinta al euro, se deberá efectuar la correspondiente conversión en el registro.
Además de un registro de facturación de alta, se deberá generar en el sistema un registro de facturación de anulación cuando se haya emitido erróneamente una factura y se deba anular su correspondiente registro de facturación de alta.
En cuanto a las novedades del contenido de las facturas emitidas utilizando un sistema informático de facturación, en ellas debe constar:
a) La representación gráfica de su contenido parcial mediante un código QR. Si la factura fuese completamente electrónica, esa representación gráfica podrá ser sustituida por el contenido que representa el código QR.
b) La frase “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o “VERI*FACTU”, en aquellos casos en los que el sistema informático realice la remisión de todos los registros de facturación a la AEAT.
La verificación del cumplimiento de todas las obligaciones antes expuestas faculta a la Administración Tributaria para personarse en el lugar en el que se encuentre o en el que se use el sistema informático de facturación, así como para exigir al obligado el acceso completo e inmediato a los registros de facturación, su descarga, volcado, copiado y consulta.
Por último, aunque el Reglamento ha entrado en vigor el pasado 7 de diciembre, los obligados tributarios tienen hasta el 1 de julio de 2025 para implantar o adaptar sus sistemas informáticos de facturación a las características y requisitos recogidos en el mismo.
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